Retro-Ecke: Vereinsservice – Vereinsmeister

Das Frühjahr beschert uns fast schon traditionell viele Anfragen von Vereins-Kassieren oder Vereins-Vorständen. Die Fragestellung ist dabei oft ähnlich: Wie können wir die Jahresbeiträge unserer Mitglieder einziehen? Habt ihr da was, oder müssen wir Belege abgeben?
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Es gibt dafür eine bewährte Lösung. Man möchte fast schon sagen – zum Glück. Niemand muss dafür Belege abgeben – was seit SEPA auch nicht mehr möglich ist.

Der Vereinsservice

Allerdings hat dieses Thema mein Interesse geweckt. Speziell als Schreiber dieser Artikel in der Retro-Ecke. Denn ich stelle mir dann immer die Frage: Wie war das früher vor meiner Zeit bei der Sparkasse? Und tatsächlich, es gab früher bei uns den sogenannten „Vereinsservice“. Es bedurfte allerdings so einiger Fragen bei langjährigen Mitarbeitern die mit dem Begriff noch etwas anfangen konnten. Das war inzwischen gar nicht so einfach die richtigen Leute zu finden. Einige davon sind schon in Pension.

Der Vereinsservice war für Vereine gedacht, die den Einzug und einfache Verwaltungsarbeiten, wie z. B. Mitgliederlisten, nicht selbst machen konnten oder wollten. Dafür verlangte die Sparkasse eine Aufwandsentschädigung von einer Mark pro Jahr. Was gehörte damals zum Umfang dieses Vereinsservice?

• Jährlicher Beitragseinzug
• Beitragserhebungsliste
• Adressliste
• Pflege der Mitgliederdaten
• Pflege der Beitragsdaten
• Adressetiketten
• Extrawünsche auf Anfrage wie beispielsweise Einladungen erstellen

Ich konnte es mir gar nicht so recht vorstellen, dass die Sparkasse Mitarbeiter dafür eingesetzt hat, die, um jetzt eine Zahl zu sagen, z. B. 150 Lastschriftbelege per Hand erfasst. Kostendeckend kann das fast nicht gewesen sein.

Als ich bei der Sparkasse im Jahr 2000 angefangen habe, gab es immer noch eine Unterstützung für Vereine. Die war aber digital. Unsere Fachabteilung kümmerte sich damals schon um eine Vereinssoftware die für die Mitgliederverwaltung und den Beitragseinzug gedacht war. Es ist inzwischen gar nicht mehr selbstverständlich, dass eine Bank oder Sparkasse eine Vereinsverwaltungssoftware anbietet und auch den Support dafür betreibt.

Genau genommen haben wir es unserem Vorstandsvorsitzenden Herrn Wölfel zu verdanken, dass wir auch im Jahr 2020 Vereinen eine Vereinsverwaltung mit Unterstützung anbieten können. Unsere betreuten Vereine erhalten dafür einen Vor-Ort-Service, Softwareupdates, Telefon- und Fernwartungssupport durch uns. Ja, wir machen das alles selbst in unserem Büro in Zirndorf.

Und der Vereinsmeister heute?

Wir nutzen die bewährte Software „Vereinsmeister“ von GLS Software. Dieses Produkt gibt es insgesamt schon gut 20 Jahre. Eine Ewigkeit in der EDV-Welt. Als wir uns für dieses Produkt vor inzwischen 7 Jahren entschieden haben waren die Faktoren Stabilität, Benutzerfreundlichkeit, Vielseitigkeit und die zukünftige Anpassung der Software an Veränderung durch den Hersteller wichtig. Wir haben uns verschiedene Produkte angesehen und sind dann beim Vereinsmeister „hängen“ geblieben.

Nach so vielen Jahren können wir behaupten, dass wir eine gute Entscheidung getroffen haben. Selbstverständlich finden sie immer jemanden, dem die Farbe nicht gefällt oder der von einem viel besseren Programm gehört hat. Bedenkt man das Preis-Leistungsverhältnis, dann liegt man mit der Software ganz gut im grünen Bereich.

Wir können sogar zwei verschiedene Versionen der Software anbieten. Eine Basis- und eine Profi-Version. Die Unterschiede können sie auf der Herstellerseite einsehen.

Es ist schon erstaunlich, welche Veränderungen die Zeit mit sich bringt. Von der Schreibmaschine zum Personal Computer und von Karteikarten zur Vereinssoftware. Ob es immer einfacher ist als vorher, ist schwer zu sagen. Das Vorgehen entspricht eben den technischen Möglichkeiten und der Zeit in der man sich befindet.

Was in 20 Jahren sein wird, ist schwer vorherzusagen. Vereine wird es sicherlich noch geben und eine Vereinsverwaltung wahrscheinlich auch noch. Aber vielleicht erledigen wir die Arbeit dann in einem Holodeck (Star Trek Fans wissen was gemeint ist 😊).

Ein Bericht von Jochen Franz

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